随着企业发展和工作时间的积累，每个人电脑及其它设备上的非结构化文档、资料越来越多，这些散落的资料没有统一的企业存储平台，版本控制杂乱，无法实现资源的共享和利用。虽然目前市场上有很多管理方式和工具，但对企业内部一些资料（尤其是对涉及企业机密或涉及隐私的文件资料）的安全性造成了严重威胁。既不符合风险管控体系方面的要求，也不符合南方电网公司对于安全性的规范和管理。
文山供电局应时而行，开展企业文档风险管控研究。在9月月份，文山供电局便完成了文档风险管控体系建设，并组织各部门系统管理员、文档管理员培训。为该局建立了一套方便实用的企业文档风险管控措施及规范，实现了风险管控体系下，随时随地访问企业文档，提高分享效率，保证控制访问的安全性、高可用性。
通过企业文档风险管控研究，文山供电局在内部构建了一个安全的文档管理中心，针对分散的文档数据进行集中存储与共享管理需求，一方面通过更好的管理轻松实现内部文件统一访问、共享与交互协作，并且对集中存储的文档进行统一的安全管理；另一方面通过企业库等功能对知识文档进行组织，加快知识共享与学习，提升了文档的业务价值。
