薛先生的遭遇并非孤例。据市中小企业局统计显示，超过八成的渝企信息化都受到不同程度的阻滞，尽管不少渝企为提高管理水平引进各种各样的信息化管理系统，但使用成功率低于20%。
高价买套“鸡肋”系统
“作为一家新媒体公司，我们有60多位员工，他们每天都需要接触各种各样的客户，对于客户信息的存档和管理一直是我们一项比较重要的工作，去年6月份，听朋友说现在很多公司都会引进电子办公系统，利用办公系统，可以很轻松地实现客户信息录取和管理，平时还能通过办公系统发布通知、安排工作、召开远程会议，增加办公效率。”解放碑一家新媒体公司老板薛先生昨日在接受商报记者采访时表示。
于是，他在接触了四家办公系统销售公司之后，决定花费11万元引进一套目前在企业管理过程中运用最为广泛的OA系统。
“去年11月，这套系统在公司调试完毕，正式投入使用，每个员工都有一个独立的账号，通过账号，你甚至可以在系统上直接向比你直管领导更高级的领导实现交流。”薛先生回忆。
但令他始料未及的是，除了刚开始那几天，每个员工都被要求登录账号学习系统的使用方法之外，几乎没有员工会主动在上班时间登录客户端，几个月的操作下来，薛先生唯一收到的是一封来自基层业务员写给他弹劾部门领导的信。
“高价引进的管理软件沦为鸡肋，但我犹豫很久，最终还是决定放弃使用，因为马上满一年，再继续使用又需要缴纳系统维护费，我没想通，为什么大家都在用的一个东西，到我们公司就没法用。”薛先生不解。
三大因素阻碍系统落地
据市中小企业局此前公布的统计信息显示，有超过八成的中小渝企信息化都受到不同程度的阻滞，尽管不少渝企为提高管理水平引进各种各样的信息化管理系统，但使用成功率低于20%。
“至少有90%的客户在使用办公系统的过程中遭遇失败。”上海宏势企业管理有限公司重庆总经理王阳昨日告诉商报记者。
王阳公司目前所从事的正是办公系统的销售和企业管理咨询。在王阳看来，这些公司之所以会遇到类似情况，很大程度上是因为在引进系统之前，很多基础性的管理工作没有完成。
“举个例子，我曾经遇到过一个客户在引进管理系统后跟我抱怨，说是员工对系统使用的积极性本身就不高，在强制他们使用后，又发现经系统搜集的信息常常出现紊乱的情况，我们在仔细检查后发现，原来是企业本身在标准化体系的打造上存在很大问题，比如一张办公桌，在一个部门叫办公桌，在另一个部门就叫桌子，而每个部门都按照自己的叫法录入信息，结果导致信息紊乱。”王阳表示。
作为重庆最早一批涉足企业办公软件开发和销售的企业之一，在经营这块业务已经13年的重庆市凯德信息科技发展有限公司销售总监赵子豪看来，从他服务过的上千家企业经验来看，最终导致办公系统在企业沦为鸡肋，主要有如下原因—
“首先是企业管理者的意识问题，很多管理者听说这个好，引进的初衷也是为了提高企业管理水平，但只要求员工使用，自己却不主动使用，比如一名员工通过系统请假，结果迟迟等不到领导的回复，长此以往就会认为电脑上的沟通还没有线下沟通直接。”赵子豪坦言。
其次，在他看来，员工素质也制约着办公系统发挥作用。“通常情况下，我们在房地产、医院、保险、银行等行业的实施效果就会比较理想，因为从业人员普遍素质较高，更容易接受一些新鲜事物。”他表示。“当然，一些软件公司本身在推进过程中也存在一些问题，比如软件设计不合理、后续培训不到位等，但这其实并不是系统能否成功落地的决定因素。”
焦点关注
中小企业究竟是否需要办公系统?
“作为一家公司，必须要有一个专属于内部的沟通和交流平台，在这个平台上，我们不仅能保证信息的私密性，还能保证办公流程的畅通性，我们公司在两年多前引进的OA系统，在经过几个月的磨合之后，现在大家都养成了使用习惯，为我们的办公流程带来了极大便利。”互联网产业园一家科技公司老板告诉商报记者。
但也有企业对此持反对意见。“我们2011年3月花了30多万元购进了一套管理软件系统，但买来后没人懂，又招不到合适的人才，很多功能无法使用，结果导致这套软件闲置了大半年。”重庆力帆三轮车股份有限公司老总缪英杰表示。
“我认为中小企业受到人才、规模等限制，更多的是需要依靠人力实施管理，引进办公系统不仅会给企业成本带来压力，在实施过程中也不会产生太实际的效果。”重庆泛亚商贸有限公司总经理杨程告诉商报记者，“在公司的员工规模未达到200人之前，我都不会考虑引进类似系统。”
管理支招
购买管理工具要抓住重要需求
“比如公司在日常办公中更重视部门互动，在购买管理工具时就更应该强调通讯板块的设计，比如公司在日常办公中更需要了解竞争对手的动向，在购买管理工具时就更应该强调信息的推送。”重庆中商科技有限公司CEO陈超立说，“购买管理工具千万不要追求大而全，应该强调重点。”
而在重庆市凯德信息科技发展有限公司销售总监赵子豪看来，只要掌握使用方法和技巧，同样会让员工爱上办公系统。
“比如我们在给重医附二院做办公系统时，我们就针对它们特别设置了一个工资条查询功能，甚至包括住房公积金、各项保险缴费等。”赵子豪介绍，“这样一个小功能的植入，在员工当中大大提高了系统的使用性，而在使用过程中，员工也就开始慢慢熟悉和习惯使用这套系统。”
此外，王阳还建议，企业在跟软件销售方签订购买合同时可以强调两点，一是必须要等到系统顺利运行多长时间、效果得到认可后再付款;二是必须要等到员工培训完成、真正掌握软件功能和使用技巧后再付款。
