我国企业信息化整体水平的提高离不开中小企业的参与,中小企业信息化不仅关系到其自身的生存和发展,也将影响我国富民强国的现代化进程,是一项重要而紧迫的任务。但是目前我国中小企业普遍存在人才缺乏、资金不足、对信息化的认识和重视不够等问题。2006年6月,/中小企业信息化推进工程暨百万企业信息化培训信息发布会0在京召开,会议公布了2005年国家发改委在全国范围内进行的中小企业信息化建设情况调查的结果。调查结果表明,目前我国74%的中小企业信息化投入占销售收入的比重低于1%,而国外这一比例通常为2%~3%;我国81%的中小企业IT技术人员不到5名。目前,信息技术的应用效果主要体现在降低人工成本、提高市场反应速度和运营效率上,但从实施信息化的满意度看,只有3215%的中小企业对信息化实施成果表示满意。这反映出信息化的实施效果与中小企业的预期还有相当大的差距。
对于企业而言,信息化无论是作为战略手段还是战术手段,其最终目的是为增加效益,提高企业的竞争力。“有效益的信息化”正在成为企业的共同理念和关键目标。中小企业的信息化应当是一个渐进的增效过程,只有逐步积累才能逐步提升,“滚动式投入”是更适合中小企业的方式。
一、中小企业信息系统规划的原则
信息系统作为信息化的重要组成部分,是计算机硬件、软件、通信和网络设备、数据存储、规章制度和有关人员的统一体,其目的是为了实现企业的整体目标,对信息进行系统、综合的管理,以支持企业的变革与发展,支持各级管理决策和各项业务活动。信息系统实施不是纯粹的技术问题,而是管理与技术的高度统一,必须借助信息技术将管理思想体现出来,不能机械地照搬和复制。
规划工作是保证信息系统成功的前提和基础。在对温州79家信息化试点(示范)企业信息化实施效果和满意度的一项调查中表明,企业信息化成功因素排名前两位的是领导重视和信息化规划;而对信息化规划不满意的比例高于满意的比例。
信息系统规划是信息系统建设的基本纲领和总体指向,是信息系统设计和实施的前提与依据。信息系统规划的核心内容是要从组织目标和信息化战略中抽取信息需求和功能需求,形成组织总体的信息化框架和系统整体模型,为进一步系统设计和实施奠定基础。相当一部分中小企业抱怨,信息化建设对企业经营没有什么效果,没有带来预期效益。其主要问题在于,对企业现状分析不够,没有进行合理的信息系统规划,一步到位地购买了大量昂贵的软硬件设施,却未能有效利用甚至发现根本使用不上,导致信息系统的收效甚微、无效。中小企业信息系统规划应以企业发展需求为导向,本着在发展中解决问题,实用适用、效益优先的原则,集中资源,重点突破,以点带面;同时要考虑信息系统的可持续发展,避免造成信息孤岛。要改变信息化建设中粗放投入和重复投入发展的现状,注重信息化的集约效益,走低成本信息化的道路。
二、中小企业信息系统规划方法
(一)价值链分析法
“价值链”是迈克尔.波特首创的概念,他第一次把企业活动描述为一系列创造价值的活动。在企业的各个部门和多个企业传递产品并使产品增值的系列过程,就是一个价值创造过程(价值链)。这些活动可以分为支持价值过程和主要价值过程。确认那些支持企业地位的价值活动显然很重要。因此,对一个企业而言,在关键价值活动的基础上建立和强化这种优势很可能获得成功。
中小企业,特别是传统行业的中小企业,信息系统应定位在支持或促进价值链部分优化上。由于受到信息化基础、管理水平、资金和人才的制约,信息系统建设不应盲目追求“高、大、全”,应务实、求效。信息系统规划应该结合企业内外部的实际情况,从核心业务流程出发,通过信息系统改善重要环节,以促进管理水平的不断提高。价值链的优化可以从内部联系入手,也可以从外部联系入手。
1.优化价值链的内部联系
价值链并不是独立活动的总和,而是相互依存的活动构成的系统。价值活动是由价值链的内部联系连接起来的,基本活动之间、不同支持活动之间、基本活动与支持活动之间存在内在的联系,这些联系表现在某一价值活动的方式和成本与另一活动之间的关系,竞争优势往往来源于这些联系。传统管理方式一般将各部门、各岗位的信息以单据或报表的形式传递和汇总,因此信息往往是滞后和割裂的。企业内部价值链的优化应以信息流为中心,带动物流和资金流的运动。借助信息系统改善活动之间的联系,通过重组以提高效率、节约成本、降低风险,将冗余的、不创造价值的企业活动减少到最少,使价值最大化。企业以“产品数据管理”为核心规划信息系统,通过优化产品设计与产品生产之间的关系,可以精确地控制生产时间和用料。通过节约用料和缩短生产周期,达到降低成本,提高企业竞争力的目的。例如,兴澄特种钢铁有限公司以合同为导向,对特钢产品进行工艺设计、配料设计和质检标准设计的一体化,快速满足了特钢产品多品种小批量的营销要求,使产品开发生产周期从32天缩短到6天。
2.改善价值链的外部联系
价值链的外部联系存在于企业价值链与供应商之间、渠道价值链和买方价值链之间。供应商、销售渠道、客户,它们与企业价值链间的各种联系都会为增强竞争优势提供机会。信息系统规划应立足于拆除影响企业与企业间、企业与客户间信息同步沟通和准确传递的阻隔。
以客户关系为核心规划信息系统,可以改善服务方式,提高投诉便捷性和响应速度,从而提高企业竞争力。例如,海尔的客户服务响应系统,能够及时准确地记录客户的要求,并及时作出反馈,同时积累客户信息和购买商品的情况,在为客户提供优良服务的同时,为新产品开发和拓展市场提供了极有价值的第一手资料。利用信息系统还可以最大程度地实现采购信息的共享和监管,实现采购管理的规范化,形成面向供应商的采购信息系统,并以此建立和完善公司的采购模式。
3.融入整个产业链
中小企业具有较强的区域性,应当依托于产业链和产业集群效应发展。国家鼓励和支持大企业与中小企业建立以市场配置资源为基础的稳定的材料供应、生产、销售、技术开发和技术改造的关系,带动和促进中小企业的发展。随着大型企业信息化向纵深方向发展,作为大型企业供应链上下游的中小企业,信息化水平偏低开始成为影响其供应链管理的短板。中小企业要想发展下去,必须融入整个产业链条。
信息系统规划可以从与大企业、产业集群的对接出发,带动内部价值链的优化。中小企业只有与整个社会的信息化水平相适应,才能提升自己在价值链中的价值。
(二)关键成功因素法
关键成功因素法(Critical Success Factors,CSF)就是通过分析找出企业成功的关键因素,然后围绕这些关键因素来确定系统的需求并进行规划。关键成功因素指的是对企业成功起关键作用的因素。事实上,每个组织取得成功总要受到许多因素的影响,在诸多因素中往往有少数因素起着至关重要的作用,它是构筑竞争优势的基石。
1.规划的基本环节
关键成功因素法主要可以细分成如下几个环节:首先,明确企业和信息系统的战略目标,明晰组织业务及管理变革策略,识别所有的成功因素,确定关键成功因素;其次,分析关键性能指标,抽取信息需求,建立总体信息框架;再者,明确各关键成功因素的性能指标和评估标准。
2.识别关键因素
关键成功因素识别可以主要围绕“三流两周期”进行,即物流、资金流、信息流和产品生命周期、资产生命周期,找出关键因素。以最需要解决的问题为核心规划信息系统,可从以下几方面入手:(1)提高产品设计质量和设计速度;(2)降低生产成本和库存成本;(3)强化企业资金流管理,提高资金利用率,降低财务成本;(4)优化物流配送,疏通营销渠道;(5)完善人力资源管理;(6)提高决策效率;(7)满足客户需求,提高企业快速应变能力,拓展市场时空。
假如企业要通过降低生产成本,增强市场竞争力,就要对成本构成进行分析、识别(如图1所示)。
通过对成本构成的分析、识别,从中找出能够通过信息化降低成本的环节。如通过严格的材料规格控制、严密的工艺检查,会大大减少服务成本支出,使总成本下降,会给企业带来更多的收入与竞争优势。关键成功因素规划法具有较强的针对性,能够较快地取得收益。由于该方法属于重点突破,信息系统对企业的组织结构和业务流程只能起到改善作用,一般不涉及到组织结构和业务流程的根本性变革,因而比较容易实施。但要注意到关键成功因素是动态的、相对的,所以在以某一关键因素作为信息系统规划的依据时,要考虑该因素与整个业务流程的关系,考虑信息系统建设的持续性。
(三)借鉴成功案例
中小企业信息系统建设经验不足、技术力量薄弱,借鉴成功案例进行信息系统规划是明智的选择。可选择与本企业特点相类似的成功案例作为模板来规划本企业的信息系统,采用成熟软件提供商提供的产品,这样可以缩短信息系统建设时间。中小企业数量众多,找到与本企业类似的成功案例相对比较容易。“借鉴”并不是模仿,而是学习,信息系统与企业的“软件”密切相关,盲目的模仿只会给信息化建设带来致命的短视和形式化恶果。采用此种方法的关键是要解决好企业业务流程与系统流程的关系,即处理好商品化软件的通用性与企业的个性化需求之间的关系,实现业务流程与系统流程的匹配,系统流程与组织体系的匹配,系统流程与企业价值链的匹配。
1.业务流程与系统流程的匹配
信息系统规划的依据是组织流程还是系统流程,即到底是改变企业业务流程来适应软件,还是要求软件提供商修改软件来适应企业业务流程?这应从企业信息系统规划的目标出发进行考虑,即是出于战略考虑还是出于现实考虑。如果着眼于企业长远发展战略,则倾向于让企业行为和业务流程适应系统;相反,如果着眼于更现实的需求,立竿见影,则应倾向于让信息系统适应企业流程。
2.系统流程与企业管理的匹配
企业管理的变革需求往往是信息化建设的一个重要原因,不同的管理变革需求必须有不同的解决方案。从根本上说,组织采用新技术的方式决定着新技术对组织结构和流程的影响程度,而组织及管理模式也影响着信息技术和信息系统。系统规划应从保持技术创新和体制创新的相互促进、有机融合出发,充分利用组织的现有资源来满足关键需求,避免建设的信息系统无法有效地支持组织的决策。信息系统是耗资巨大、技术复杂、与企业的战略和管理变革密切相关的系统工程。如果不经过很好的规划,草率行事将会造成很大浪费,甚至造成经营管理的混乱。信息系统规划是十分重要的,企业应从发展目标出发,结合经营管理的实际需要,采用适当的方法进行信息系统的规划。
