需求指导应用 创新提升绩效
——国网电科院ERP深化应用纪实
张超义
3月下旬开始，国网电力科学研究院在全院范围内开始了ERP应用评价考核。在2月举行的国家电网公司2012年信息通信工作会议上，国网电科院作为唯一直属单位代表，就ERP建设与应用成效作交流发言。此次会议同时提出，2012年公司将固化直属单位信息系统深化应用成果，组织开展直属单位信息系统深化应用专项提升工作。
业务需求指导ERP建设与应用
2011年年底，在经历了18个月的建设周期后，国网电科院实现了ERP全面覆盖。所谓全覆盖，就是该院将所有所属单位的业务都纳入了ERP系统统一管理，“全覆盖阶段”也是继“试点阶段”、“推广阶段”后，该院ERP建设期的最后一个阶段。
企业的经营管理全景，是由每一笔具体业务构成的，而ERP就忠实记录着企业巨量的业务活动信息。在实施过程中，以信通分公司内部顾问为主导，该院所属各单位284名关键用户全职参与。实施过程中，项目组累计组织流程专题讨论会185场，完成320个系统配置点、386张报表，撰写用户操作手册13册、共计26万余字；全范围累计收集70.7万条静态数据和235万条动态数据；全院上下共举办各类会议和培训1078场、累计2万余人次参与。
“计划性、预测性、规范性、可控性。”俞钢是国网电科院副总信息师，每次召开全院大会轮到他发言，他都要向员工宣传ERP能为企业带来什么好处，以激发大家的积极性。他介绍，企业是一个有机体，使用ERP这一工具，各个业务板块、部门间的信息能够勾连在一起，不再割裂，以前各环节相互独立、人员之间信息不对称、缺乏统一计划和规范的局面被打破，流程得到有效串接，信息实现高度共享。
以采购业务为例，工作人员既要根据生产计划和生产过程，也要考虑到供货量和厂商因素，否则就会出现“要不然供不出货、要不然把东西买重了”的情况。在这里，ERP的集中部署、多环节沟通作用就可以充分发挥了，采购和供货的流程、周期更加规范，同时有效抑制了风险发生。
ERP不仅能管“买东西”，还能管“存东西”。通过ERP，业务人员可以轻松地对买来的原材料进行查找和管理，理清库存和在制品。新采购来的材料信息，还能动态补充到系统中，实现随时建档，保证准确性。
统计数字显示，国网电科院ERP已处理业务613.9万笔，纳入ERP管理的销售合同数量达到5.25万个，处理财务凭证99.2万张，创建各类项目5.5万个。
深化应用意味着水平的不断提升
全覆盖的完成，仅仅是ERP支撑企业管理的第一步，后面还有很长的路要走。ERP投入运行后，对业务运行效率提升还将发挥怎样的作用？企业运行海量数据的价值还能如何深入挖掘？为企业带来何种新效益？
2012年，国网电科院将着重在完善基础数据、理顺业务流程、降低生产成本、规范系统操作等方面开展ERP深化完善，解决当前系统应用存在的主要问题，提升ERP应用水平。
以成本管理为例，对于科技产业型企业来说，如能够通过信息系统细化成本管理，是非常有好处的。俞钢举了ERP在促进成本精益化控制上的深化应用实例：借助系统，专业人员现已可以将采购成本项细化到相当程度；但针对管理成本，系统依然算得比较“粗”。如管理成本应如何分摊？每个项目的分摊权重又占多少？这就需要在ERP中设定并构建一个标准成本体系。体系制定严格依据公司相关原则与指导意见，工作在一线的业务人员参与管理全程，由此增强了成本意识，不再“拍脑袋做决定”。
去年年底，国网电科院信息化人员和业务部门人员的心血结晶——智能商务系统一期上线运行。简单地说，该系统就是一个企业数据的统计分析工具，它能把ERP里面的基础数据、业务过程数据和业务评价指标有机组织起来，作出统计分析，为管理人员提供决策参考。有了这个系统，ERP能做的就不仅仅是把企业信息归拢到一起，ERP的功能也不仅仅等同于简单的数据库。
打开智能商务系统一期“领导驾驶舱”模块，企业经营业绩、人力资源、基本建设、科技研发、销售进度情况一目了然，各项数据汇总计算后以柱状图、饼状图、曲线图的形式展现。管理人员可以随时方便地了解到现在企业每一类产品都在全国哪些地区销售？成本、销售值、利润是如何构成的？距离经营指标还有多远？资产负债、现金流量情况如何？员工的学历组成是怎样的？基础设施和科研项目现已完成了百分之多少……
以前，这些数据的搜集都要靠人工进行，不准确、不及时，员工工作量大、误差也大。现在，以市场部员工为例，他们可以在系统中看到每一类产品合同的签署情况，哪一类产品在哪个地区卖得好，进而及时作出反应，采取相应措施，调整营销战略。
系统中展现什么内容，展现到什么程度都是由各个相关职能部门提出的，信息的公开程度是可控的。每月月度经营例会中新出现的财务、科技信息数据及市场合同销售数据，会实时更新到ERP中，而智能商务系统也会从中挑选它“需要”的数据，更新信息和图表。“数据每个月都会公开，对业务部门做好工作也起到了监督、激励的作用。”国网电科院信息中心主任王泽宁说。
有用、实用，智能商务系统一期上线后，职能部门都感觉统计压力减轻了，系统自动生成的报表和报告能反映出本专业实时、整体的状况，统计指标还能用在员工绩效考核上。今年，国网电科院将结合部分试点单位，开展商务智能系统二期建设，以物资管理、生产计划、项目管理主体分析为重点，系统将渗透至经营层、基层单位，力争让每一个部门经理都能看到自己部门项目的实施情况，同时对比其他获得高收益的项目。
做好适应性调整与运行考核
ERP需要跟着企业组织的变动而变动。伴随着公司产业整合，国网电科院ERP也需要随之完成适应性调整，这是今年该院ERP深化应用工作之一。受地域、发展历史、管理模式等诸多因素影响，有的刚加入国网电科院大家庭的单位或部门，在基础数据标准、流程和一些工作方法上与统一管理要求存在差异。比如同一种产品，不同单位会使用不同的分类和编码方法。这就需要ERP及时跟进，促使他们都使用同一个系统及标准开展业务。
“就类似于我们说的是普通话，他们现在讲的是带有方言味道的普通话。我们需要在借鉴他们好的方式的基础上，通过开展适应性培训等工作，向他们推广标准方法及统一开发的系统。”俞钢说，这里面需要做的工作有很多，包括系统调试、验证和数据清理、核对等等，大概需要3～4个月的时间。
为了使ERP的深化应用落到实处，一套合理、丰富的运行考核体系同样至关重要。订单是否及时创建？数据上传系统后的解决率和处理结果又是怎样？针对各类指标，国家电网公司已有一套考核标准。在此基础上，结合国网电科院具体业务实际，该院又细化出了14项指标。这些指标更加侧重于考核基层单位在ERP使用过程中是否对具体业务实现了支撑。指标细分到各所属单位，管理层能够更清晰了解自身情况，开展横向比较，相互促进。
ERP的应用持续深化，也随着业务管理的需要在不断变化。目前，国网电科院正在此过程中积极探索、改进，使这个体系变得更加科学、健全。
