香港理工大学：重构大学学生记录

　为配合香港大学本科课程从三年制改为四年制，香港理工大学于2007 年开始为校内核心信息系统探讨不同建构方案，并于2008 年决定由大学资讯科技处及教务处组成团队自行研发，重建有20 多年历史的学生记录系统。该项目分阶段进行，并于2012 年成功上线。

 

　　整个系统包含20 多个模块及200 多项功能，处理由入学申请到学生毕业整个流程，包括入学申请，学生注册，选修学科，学科评核，毕业审核等。

 

建设背景

 

　　香港理工大学的学生记录早于1986 年开始中央信息化。20 多年来，虽然有不同程度的改动，增补，以及技术提升，但系统的核心架构一直没有进行全面的更新，系统的老化应对新的要求也有一定限制。

 

　　随着香港教育制度引进新学制，即3年初中，3 年高中，4 年大学本科课程，香港理工大学教务处于2006 年对大学学生记录系统进行深入的检讨，提出多项面向将来挑战的新要求，并写成一份详细报告，报告中有部分的要求会影响系统的核心架构。

 

　　资讯科技处作为支持大学中央信息化的部门，针对这份报告的要求进行深入讨论和研究，与教务处一同商讨并对各种可行方案作出比较，写成一份可行性报告。报告提出3 个方案，包括：1. 在现行系统上作出修改；2. 重构系统——由大学内部或外包开发建构；3. 引进大学行政程序与原则软件。经过小组深入讨论和考虑香港理工大学的实际情况，认为虽然自行开发会有一定困难，但同时会有更大弹性，加上内部员工会较熟识大学的情况，需求资金也比引进软件低，而大学行政程序与原则又不需要为适应引进的软件而作结构性改动，因此，报告建议由大学内部自行重构系统。最后，大学管理层议定采用内部重构方案。

 

　　于2008 年开始，学校以重构大学学生记录系统的项目为中心，开展长达四年的信息系统建构及提升工程，也同时订下新系统应与其他大学系统适当整合的目标。

 

建设过程

 

　　2008 年初，计划和预算案得到管理层批准后，教务处和资讯科技处在短时间内成立项目团队开展项目，项目团队开始进行一连串系统需求搜集及分析工作，以确立项目的详细目标，并订下项目时间表。

 

　　需求分析

 

　　香港理工大学招生和学生记录分为三层管理架构，由大学教务处管理和协调，在大学校长以下设有关委员会，各委员会负责制订有关政策和规例，教务处为大学学生记录系统的统筹及管理单位，就大学各委会员的决定，拟定有关执行流程和安排，以及所需的系统配套。除此之外，大学有八个学院，下设二十四个教学单位，另有一个研究院及两个教学中心，各学系单位会应用系统，依照规划处理学生入学、注册、选科、考试、评分及毕业等各项工作，并存盘于系统内。教务处也会就各教学单位的意见和反馈，作定期的检讨及改进之用。

 

　　推行“三三四”学制当然是新系统重构的主要需求，另外，项目团队主要基于教务处2006 年的报告所提及的20 多项新要求，以及通过不同渠道广泛搜集各教学单位和行政部门的意见，从而确立对新系统的需求分析。综合各方意见，需求大致可分为四大类：大学内部，大学以外，系统功能提升和技术提升，还有，提高校内有关系统与学生系统的整合程度亦受高度关注。

 

　　新系统需要提供高度弹性以快速配合大学内部对开展新课程，如处理与不同国家合办，协办的新课程形式，以及在课程中加入不同活动及要求以开阔学生的知识以及能力。

 

　　另外, 新系统需与20 多个校内外不同部门组织有数据互换 ( 见图1)。其中包括与香港新的大学联合招生系统的紧密接口。香港大学联合招生办法是协助持有香港中学文凭成绩的学生，申请修读由八所参与大学联招办法的院校所提供的课程的主要途径。