随着信息化建设的不断深入开展,一批科研类信息化项目需要将科研业务工作与信息化建设进行紧密融合,从而服务于科研目标的实现。由于科研类信息化项目建设具有投资巨大(少则上千万,多则几个亿)、参建单位的组织结构多样化、技术跨度大、建设任务复杂、工程项目管理难度大等特点,信息工程监理在科研类信息化项目建设过程中的作用尤为重要。发挥好信息工程监理的作用,是减小或消除项目风险影响、实现项目建设目标,使科研项目建设工作顺利开展和实施的重要保障。
信息工程监理作为独立的第三方服务机构,在业主或项目建设管理机构的授权委托下,根据项目的建设目标、业务需求和质量标准,对承建方提出的技术方案、项目管理活动以及系统设计、开发、集成和实施部署等活动进行全方位、全过程的审核、监督和控制,以保证项目在预算范围内按时按质完成,保护业主的利益,规避或降低项目的风险。
发挥信息工程监理在科研类信息化工程的作用,需要系统、科学的制订监理工作计划,细化、分解监理工作目标,合理安排专业监理人员,从而有针对性地采取监理措施。
结合实际在科研类信息化工程监理的经验,笔者认为应做好以下主要工作:
一、建立项目统一的管理规范
监理针对科研类项目特点,在进入项目伊始,就应把加强项目的统一组织管理问题放在首位,根据国家监理规范和相关标准拟定项目管理制度,建立项目管理办法、财务管理办法、档案管理办法等规范,统一规定项目管理的基本流程、采用统一的文档格式,在项目管理中建立工程化管理的基本制度和要求,使得参与项目的各有关承建单位的管理工作统一到一个框架之下,从而实现项目的统一规范管理。
在组织结构方面,通过引入监理制度,由监理协助业主单位组织和开展日常项目管理工作,项目实施工作实现归口管理,统一调动项目实施的资源;监理定期召开监理例会,推动项目中存在问题的解决,克服管理人员与技术人员两张皮的弊端。通过引入项目监理,使项目实施工作的组织结构更完整,实施工作能得到组织保障,各单位能够及时了解和掌握项目实施动态,能够做到沟通顺畅,协调配合,共同推进科研项目的实施工作。
二、对项目实施进行过程控制和监督
科研类信息化项目是一个系统工程,其过程包括项目可行性论证、规划与计划、设计与实施、验收与移交等过程。在一些项目实施过程中,只注重项目前期的可行性论证和项目后期的验收与交接工作,项目实施的全过程管理并没有受到足够的重视。引入项目实施监理制度,加强项目实施的全过程管理与监督,实现实施过程管理的动态监督控制,随时掌握和了解项目实施状态,为领导及相关部门提供决策依据。
(1)项目实施过程中应该实施节点设置与节点控制的管理体制创新。根据项目实施的内部发展现律与建设特点,监理在项目实施过程中建立分阶段、节点接口方式、里程碑管理,以及阶段审计验收决策管理模式与运作机制。通过监理工作,使项目的实施和控制遵循由项目实施研究方向下的子项目、项目研究方向、项目总体建设的层次顺序,采用层层实施阶段、节点、标志性成果、阶段评审的动态控制整个项目的过程实施与管理的方式。
(2)项目实施过程中应该实施接口管理模式与运作机制。在项目整个实施过程管理中,采取阶段控制管理、节点控制、里程碑(阶段标志性成果)控制和阶段审批的决策方法进行控制管理模式。阶段建设结束,设置检查节点,实行里程碑(阶段标志性成果)技术性能指标控制,进行第三方测试和审计,达到要求后,进入下一个阶段建设。
三、加强项目风险管理的方法
在项目管理中,监理将利用丰富的项目实践经验,协助建设单位制定项目实施风险管理计划,加强项目实施与管理的风险意识,实施项目的全过程风险管理。风险监督和控制的监理方法主要包括:
(1)建立关键项目监控表。对关键风险项目及风险项目造成的影响建立跟踪控制表,包括风险控制责任单位和责任人、风险诱因和后果、风险严重度和发生概率发、综合值、风险种类、控制方案和验证手段、控制目标(严重度、概率、综合值)、控制过程记录、风险控制结果等内容的表格,并进行周期性动态评估,对风险项目进行适应性的增加、删除、修改。
(2)制定应对措施。侧重于某一项风险项目中某些因素发生导致的应急情况,制定应对措施。
(3)建立风险报告制度。在研制过程中风险发生时,低风险报风险管理小组,中高风险报告风险管理小组报领导和用户。
(4)进行风险处置。在研制过程中,风险发生时根据应对措施进行风险控制,未预见的风险由风险管理小组临时决策处理,高风险报上级领导和用户决策。
(5)风险监控成果的处理。消除风险事件采取的未事先计划到的应对措施、有效记录,并融入项目风险应对计划中;实施应对计划导致的变化形成项目变更需求。
四、规范项目资金使用和管理
监理协助建设单位开展资金使用的监督检查工作,并将检查工作贯穿在整个资金分配使用的全过程,即开展事前、事中、事后的监督管理。
事前管理,在申报专项资金时,监理协助建设单位依据国家财政法规要求及政策发展趋势,分析影响项目资金编报的各类因素,编制项目资金用款计划,并就用款理由、计划规模、预期目的等事项填报专项资金项目申报表。
事中管理,在专项资金项目实施过程中,监理将协助建设单位建立专项资金管理责任制,落实项目负责人,严格执行项目招投标管理,保证专款专用,并对项目实施情况进行检查监督。
事后管理,专项资金项目完成后,监理将协助建设单位会同各相关部门应依据项目计划对项目进行审计和验收,发现问题后,及时予以整改,最后通过整改后的情况撰写项目总结。
监理将协助建设单位编制专项资金监督检查和绩效评估制度,并根据建设单位需要参与对子项目专项资金使用情况进行监督检查。
通过发挥信息工程监理作用,实现对科研类信息化项目的“四控三管一协调”,即:进度控制、质量控制、投资控制、变更控制,合同管理、信息管理、安全管理和组织协调,相信更加有利于科研成果通过信息化手段的推广、应用,并且有利于保证建设过程更加科学、规范。
