摘要:本文通过利用电子档案管理信息系统对工程设计信息及其电子文件的管理，对工程设计档案的数据转换、数据库设计、电子文件的收集、电子文件数据的挂接、以及档案信息的统计等问题进行一些摸索和探讨。
1问题的提出
网络信息管理系统是企业现代化的重要标志，而档案是各种有价值信息的核心，它不只是对各种资料、数据、文件和信息的储存和记录，而且要对归档的大量信息进行分类、组织和整编，以便于更好的利用。所以，电子档案管理系统是企业信息管理系统的重要组成部分，也是目前各单位信息管理系统当中的薄弱环节。作为设计单位工程设计所带来的大量电子文件都具有可参考的再利用价值，对这些文件的存储管理和网上利用已成为我们信息管理所急需解决的问题。在电子文件日益成为社会文件主导形式时，如何收集、积累、整理、形成档案、丰富馆藏，这些在电子档案形成过程中所存在的问题已经越来越制约电子档案的管理工作。
我院原工程设计档案管理是用在DOS操作系统下foxbase数据库软件平台管理的，只记录卷册信息用于打印各种档案类型的帐目、卡片以提供工程设计人员的查询、检索,档案信息的管理只停留在档案室内部单机执行，管理的只是纸质档案，计算机所生成的图形文件及文字类工程文件均未收集。这样在网络建成后并不能充分利用网络优势查询到档案信息资源，为此我院通过调研论证后引进了清华紫光电子档案管理系统。由于该系统只是电子档案管理的平台，可根据各单位具体情况定制自己的档案类型和数据库结构，同时为配合该系统对设计、出版、档案等相关人员需要制定相应的工作流程、及管理制度。因此就涉及到新旧数据转换、数据库设计、电子文件的收集、电子文件数据的挂接、以及档案信息的统计等工作过程是否能合理设计、安排。
2系统简介
通过该系统的网络功能和系统扩展能力最终可为企业建立大型数字化档案馆，以适应企业网上办公和信息的共享，为生产一线提供信息服务。利用高性能的工程绘图机、大幅面的工程扫描仪以及海量光盘存储等外部设备，以及规范化的工程项目管理，可以使各种档案类型的信息逐步实现电子化。它可以对收集上来的档案信息进行统一管理。该系统主要有系统设置、权限设置、数据检索、录入、借阅管理、统计报表、收集整编、数据转换、销毁、光盘制作等子系统。
3在建立新的工程设计电子档案数据库时需解决的问题
1.如果将原有Foxbase平台下的数据库内容直接转换到电子档案管理平台上，那么数据库层次只有一级——
