摘要:电力工程档案分建设和运行两大部分。之前,搞电力设施即线路和变电站的档案管理,现在又接触到电力建设的档案管理,对电力工程档案管理有了比较全面的了解。通过把电力基建做成档案归纳整理,设备投入运行以后,及时更新档案资料的变动,保持档案的准确性,是一项十分必要和重要的工作。
关键词:电力工程;归档;整理
1电力工程设备基建档案管理
随着我国的电力行业的飞速发展,新设备、新技术的广泛应用,电力工程基建项目的档案管理日益繁重,要求不断提高,重视和不断改进档案管理极为重要。
1.1电力工程设备基建归档的困难
(1)关于缺失问题
基建工程是一项长期性,延长性,工程量很大的工程,所以归档来说是比较复杂的一项工作,工作量也是可想而知的多、繁、杂。但是在实际工作中,人们更多的则是注重工程期限、质量是否过关、企业还要注意收益问题等等,这就造成了对档案管理的缺失,并且也对工作人员的工作受到了影响。一项工程的实施是团队性质的,他们许多施工的团队组成,所以建立档案也是由很多不同施工的队伍来整理归纳的。由于人的思想是独立的,不依存于任何人的意志为转移的,所以他们对于建档流程不同、归纳分类也不一样,从而导致归纳档案不够完整,会造成遗失并且给电力人员造成不可避免的麻烦。
(2)滞后性问题
对于建设电力基建的档案管理需要相关部门的高度重视,不然对于工程建设具有很大的滞后性,相关工作人员不注重数据采集和整理,却在验收工程的时候加班突击才进行整理,更加导致工程的拖沓问题。由于这种现象的产生,对于数据整理和归档问题就失去了真实性,也对工程造成不小的影响。
1.2怎样提高基建归档的准确性
(1)加强对于管理的意识
人的因素是一切事物想要得到发展的先行因素,所以我们要有效地做好电力基建归档的工作,要让管理工程人员树立起绝对强的管理意识,提高他们的个人能力,让他们在工程建设归档的工作上发挥巨大作用。要让领导们以身作则,员工的主动意识被带动起来,做到上行下效的工作作风。其次,施工的团队也要加强意识,要积极的投身于档案归档管理的工作中去,与每一个施工的主体都要进行管理,为确保工作能有条不紊的进行发挥自己的最大作用。
(2)要加强控制
为了保证档案归档的完整性,在各个项目实施的时候就要做到层层监管,为相关人员的查阅提供方便的条件。在具体实施管理档案监管控制以后,要按照要求认真实施,坚决杜绝大意疏忽等问题,要细致的落实到个人的问题上,发现问题,能够知道错在哪里,以便于及时修补错误,做到扎实,不给工程留下疏漏和不能弥补的错误。档案整理人员要定时对归档的档案进行检查和验收,发现问题要及时反馈,保证工程档案归档的严谨性和统一性。
1.3基建资料归档的原则
这是归档文件整理最基本的原则,也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。执行文件级整理,正是对于新形势的合理发挥和运用。在整理原则中,应该遵循文件的形成规律,保持文件之间的科学联系,实现不同的价值与方法,“便于保管和利用”的终极目的。从根本上说,他们是相互影响,相互制约的关系,任何独立的强调某一个方面,忽视甚至无视另一方面的做法都是不可行的。有的地方有的部门采取取消分类,排列时不强调事由,不区分保管期限。完全按归档文件形成时间或文号对归档文件进行排列,依靠计算机进行检索。这种做法从目前能够满足利用需要,但由于档案间缺乏逻辑联系,以及同一事由或问题的档案被分散到多个档案盒中,从发展来看,特别是对档案移交归纳以后,将会给系统利用档案带来很大困难。所以,在处理这种问题的时候,要坚持方便管理的目的为出发点,具体情况要做具体处理,才能将归档更好的发挥最大的作用。
2电力设备运行管理档案管理要点
电力工程基建档案在竣工验收后完整移交给运行单位,输电线路及变电站经过一段时间的运行以后,往往会通过维护、检修、改造等方式,对工程中的某些内容作合理和必要的更动。运行时间越长,这种变动也就越多,与原始档案的不一致也就越多。资料的全面收集、整理、归档、查找、利用,也就成为档案管理的一项十分重要的任务,在档案工作中具有特殊的意义。本人经过一段时间的输电线路档案的管理,体会到:
2.1提高员工的档案意识,是做好档案管理的重要环节
档案工作是企业工作的重要组成部分,必须由各部门全体人员的密切配合。要把加强档案工作的宣传纳入职工教育的经常性的内容,组织职工深入学习《中华人民共和国档案法》,把档案管理、资料管理工作引入规范发展的轨道,为输变电设备高水平的运行作贡献。
2.2加强基础管理,完善制度建设,是做好档案管理的可靠保证
加强档案管理,是为输变电设备长期安全运行提供有效服务的基础工作。加强基础工作,首先是进一步提高现有档案案卷的质量,根据规范管理和实际情况,把案卷的整理、分类、编目工作提高到一个新的水平。同时在条件许可的情况下,尽可能改善档案工作的硬件设施,做到库房、阅档、管理三分开,采用密集架,方便查找,提高存放档案空间的有效利用率,并对档案、资料加强防蛀、防霉、防潮、防火等措施,把档案保护好。
2.3加强资料管理要从源头抓起
输变电运行的生产一线是产生资料的源头,它包括各变电站、线路运行、变电维护、线路维护等部门和个人。运行和维护人员最了解设备变动的历史情况,这些变动的记录资料是一手资料、原始资料。由于输变电设备运行的长期性、连续性,保存这些资料对今后的运行、维护、检修都有着重要的意义。通过这些资料,可以了解设备变动的历史过程,特别是对于输变电设备管理人员、运行人员更迭变动来说,尤为重要。
2.4加强资料整理,为利用打好基础
加强资料管理,关键是资料的整理和保存。首先要把好资料上缴这一关,要组织专业人员研究归档资料的范围、内容,对其进行科学分类,并确认上缴资料的准确性。由于计算机的普遍使用,许多资料都以电子文件的形态存在。个人保管电子资料,存储分散,容易丢失。为确保电子资料的可靠性,可将资料存放在局域网数据库,建立可靠的电子资料档案。为确保电子资料的原始性、真实性,需建立制度对电子资料的产生进行严密的监管和跟踪记录,建立有效的操作权限管理体系。电子档案进入数据库,有利于迅速查找和方便利用。对纸质载体的输变电运行资料,由档案管理部门入库归档,并建立便于查找利用的检索资料。采用计算机记录的资料,除了进入数据库外,需定期打印交档案部门,与纸质为载体的资料同时保存。电子资料打印成纸质资料时,需由责任人及责任人所在部门的负责人签章,确认所打印的电子资料的准确性。
3结语
通过对电力基建和运行归档的工作,目的是真实地反映情况,对于一个工程的质量是十分重要的作用,结合我国目前的电力档案管理,出现的问题我们要采取相应的措施,对于监管的落实工作要有意识、有责任的进行。建立档案归档是为了真实的反应工程质量,为确保工程的有效实施,不能出现任何纰漏,应该健全管理制度,对应相关管理人员自身提高要求,做到认真负责,要对工作一丝不苟,有板有眼的完成,发现问题要及时解决,不能拖沓,不能对后期的工程工作造成麻烦或者无法进行的场面。
参考文献
[1]马莎蕾.浅谈电力工程设计原始文件的归档管理[J].管理观察,2013,(20):126-126,127.
作者:储晓群 单位:苏州电力建设工程有限公司